Politique de confidentialité

Djib-Payroll est le nom commercial et le nom du service utilisé par l’entreprise individuelle enregistrée aux États-Unis qui exploite cette plateforme. Djib-Payroll fournit un service infonuagique de paie et de RH conçu autour des opérations de paie à Djibouti.

Les questions générales peuvent être envoyées à support@djib-payroll.com, les demandes relatives à la vie privée à privacy@djib-payroll.com, et les signalements de vulnérabilité ou de sécurité à security@djib-payroll.com.

Pour les informations sur les employés et la paie saisies par un employeur ou ses utilisateurs autorisés, Djib-Payroll traite généralement ces informations afin de fournir le service à cette organisation. Le client décide quelles données d’emploi et de paie saisir, qui peut utiliser son compte et quelles opérations de paie effectuer.

Le client doit disposer de l’autorisation nécessaire pour fournir et utiliser les informations des employés, les maintenir exactes, gérer ses utilisateurs autorisés et respecter ses propres obligations en matière d’emploi, de paie, de fiscalité et de déclarations réglementaires.

Djib-Payroll utilise séparément les informations de compte, de facturation, d’assistance, de sécurité et d’exploitation nécessaires pour administrer, assister, protéger et améliorer le service. Ces descriptions opérationnelles n’attribuent pas un statut juridique définitif de responsable ou de sous-traitant lorsque le contrat ou la loi applicable en décide autrement.

Les catégories dépendent des fonctionnalités choisies par le client. La version V2 actuelle peut traiter :

• L’identité et les coordonnées du compte, les appartenances aux organisations, les rôles, l’état de connexion et de vérification de l’adresse électronique, l’état de l’authentification à deux facteurs et les enregistrements de session ou de sécurité.
• L’identité de l’entreprise, ses numéros d’immatriculation, fiscaux et CNSS, ses adresses, coordonnées, éléments de marque, paramètres régionaux, devise, validations de paie et réglages.
• L’identité, les coordonnées et les données démographiques des employés, notamment la date et le lieu de naissance, l’adresse, les identifiants nationaux et les informations familiales saisies dans les dossiers de paie.
• Les informations d’emploi : matricule, département, poste, contrat, horaire, dates d’embauche ou de fin, historique salarial et statut.
• Les informations de rémunération et de paie : salaire, gains, indemnités, heures supplémentaires, retenues, avantages, prêts, avances, congés, absences, temps, résultats de paie, paiements et ajustements.
• Les informations réglementaires et de paiement : identifiants CNSS et fiscaux, calculs ITS et CNSS, comptes bancaires, modes de paiement et références de paiement.
• Les documents et fichiers de paie : bulletins, rapports CNSS et ITS, exports de virements, rapports de paie, factures et justificatifs de paiement.
• Les informations de recrutement, d’intégration, d’objectifs et d’évaluation des performances lorsque ces fonctions RH sont utilisées.
• Les courriels d’assistance, détails de remise des notifications, numéros WhatsApp destinataires, coordonnées fournies à l’assistant public, questions et historique de conversation avec l’IA, et réponses.
• L’adresse IP, les informations de navigateur ou d’appareil disponibles dans les requêtes, les sessions, journaux d’application et enregistrements d’activité ou d’audit pour les opérations enregistrées par l’application.

• Créer et administrer les comptes, entreprises, organisations, autorisations, abonnements et factures.
• Exécuter les flux de paie et produire les bulletins, rapports de paie, rapports CNSS et ITS et exports bancaires ou de paiement.
• Fournir les fonctions choisies de portail employé, congés, présence, temps, avantages, recrutement, intégration et performance.
• Envoyer les notifications de service, paie, facturation, courriel et WhatsApp demandées ou configurées.
• Authentifier les utilisateurs, protéger l’isolation entre clients, détecter les abus, diagnostiquer les erreurs, préserver l’intégrité de l’application et assister les clients.
• Conserver les enregistrements nécessaires à l’exécution des contrats, à l’administration du service, à la protection des droits et aux demandes légales valides.

Djib-Payroll utilise l’API OpenAI pour son assistant public, son assistant de guides et l’assistant d’entreprise authentifié. Lorsqu’une personne utilise une fonction d’IA, la question, le contexte de conversation, les extraits pertinents des guides du produit et la réponse générée sont transmis à OpenAI.

Pour l’assistant d’entreprise authentifié, le contexte transmis peut inclure le nom de l’entreprise ou de l’organisation, le nombre agrégé d’employés, les noms des départements et un résumé de la dernière période de paie, du nombre d’employés, du total net, du statut et de l’état de finalisation CNSS ou ITS. Le générateur de contexte actuel n’envoie ni les noms individuels des employés ni leurs lignes salariales individuelles, mais les utilisateurs doivent éviter de saisir des informations personnelles ou confidentielles inutiles dans leurs requêtes.

L’historique des conversations d’IA authentifiées est stocké par Djib-Payroll. L’historique de l’assistant public et les coordonnées fournies sont conservés dans la session applicative du visiteur. Le traitement des données d’API par OpenAI est également régi par ses propres conditions et documents de confidentialité.

L’application de production et ses données principales sont hébergées sur une infrastructure fournie par Hetzner Online GmbH à Helsinki, en Finlande. Djib-Payroll ne présente pas les données clients de production comme étant hébergées à Djibouti.

Hetzner indique que son infrastructure d’hébergement et ses services de centres de données applicables, dont Helsinki, sont couverts par sa certification ISO/IEC 27001:2022. Cette certification appartient à Hetzner et ne constitue pas une certification ISO/IEC 27001 indépendante de Djib-Payroll.

Djib-Payroll ne vend pas les données de paie ou d’employés de ses clients. Les informations ne sont partagées que dans la mesure raisonnablement nécessaire pour exploiter le service, suivre une instruction ou intégration autorisée par le client, répondre à une obligation légale valide ou protéger les clients, le service ou des droits légitimes.

Les prestataires de production actuels comprennent Hetzner pour l’hébergement, Namecheap Private Email pour la livraison des courriels, l’API WhatsApp Cloud de Meta pour les notifications activées, OpenAI pour les fonctions assistées par IA et exchangerate.host pour les taux de change. Chaque prestataire ne reçoit que les catégories nécessaires au service concerné. La page Sous-traitants fournit plus de détails.

Si un client connecte ou demande une autre intégration, des informations peuvent être transmises à ce prestataire selon les instructions du client et les propres conditions du prestataire. Djib-Payroll peut aussi communiquer des informations à ses conseils professionnels ou aux autorités lorsque la loi le justifie.

Djib-Payroll utilise des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les informations. Aucun service Internet ne peut promettre une sécurité absolue. La page Sécurité décrit les contrôles et limites vérifiés dans l’application actuellement déployée ; aucun contrôle supplémentaire ne doit être présumé.

Les enregistrements sont conservés tant qu’ils sont nécessaires pour fournir et sécuriser le service, administrer la relation client, traiter les litiges et respecter les exigences contractuelles ou légales applicables. Il n’existe pas de durée fixe unique pour toutes les catégories. Des modalités de conservation propres à un client entreprise peuvent être convenues dans un contrat ou une configuration séparée.

Les sauvegardes actuellement vérifiées couvrent la base de données de production sur le système de fichiers local du serveur de production. La couverture des documents de paie privés, le chiffrement des sauvegardes, le stockage indépendant ou hors site et la réalisation d’un exercice de restauration n’ont pas été vérifiés. Cette politique ne promet donc ni ces contrôles ni un résultat de restauration particulier.

La suppression des enregistrements actifs ne retire pas nécessairement immédiatement les informations des journaux ou des sauvegardes existantes, et certains enregistrements de paie, facturation, sécurité ou juridiques peuvent devoir être conservés. Les copies de sauvegarde expirent selon le processus opérationnel applicable au lieu d’être modifiées enregistrement par enregistrement.

Les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou corriger de nombreuses informations de compte, d’entreprise, d’employé et de paie dans le service, sous réserve des rôles, de l’état de la paie et des règles de conservation. L’application permet aussi certains exports de paie, réglementaires, bancaires, de bulletins et de factures lorsque ces fonctions sont disponibles.

Un client peut écrire à privacy@djib-payroll.com pour obtenir de l’aide afin d’accéder aux informations ou les corriger, demander un export disponible ou demander la suppression du compte ou de données. L’identité et l’autorité du demandeur peuvent être vérifiées. La suppression reste soumise à l’intégrité des dossiers de paie et aux besoins contractuels, de sécurité, de sauvegarde, de litige et de conservation légale ; elle n’est pas promise comme immédiate ni comme effaçant chaque sauvegarde en une fois.

Lorsqu’un employeur utilise Djib-Payroll, il détermine généralement quelles informations d’emploi et de paie sont saisies et comment elles sont utilisées à des fins d’emploi. Les employés devraient normalement s’adresser d’abord à leur employeur pour toute question d’exactitude ou de correction de leur dossier.

Djib-Payroll peut assister l’organisation cliente pour les demandes techniques ou de confidentialité appropriées. Un employé peut aussi écrire à privacy@djib-payroll.com, mais Djib-Payroll peut devoir se coordonner avec l’employeur et vérifier l’autorité avant de modifier un dossier de paie ou d’emploi.

Le service actuel utilise les cookies nécessaires aux sessions applicatives et à la protection contre la falsification des requêtes intersites. La préférence linguistique est stockée dans la session. Ces mécanismes servent à la connexion, à la sécurité, à la navigation et au maintien de la langue choisie pendant la session.

Le code source du site public actuel n’installe pas de cookies publicitaires, de pixels marketing ni d’outil d’analyse Web non essentiel. Si une technologie d’analyse ou de marketing non essentielle est ajoutée, cette politique et les mécanismes de consentement requis devront être mis à jour avant son utilisation.

Djib-Payroll est un service professionnel de paie et de RH, et non un service grand public destiné aux enfants. Les clients doivent déterminer s’ils sont légalement autorisés à saisir des informations concernant un travailleur mineur, une personne à charge, un bénéficiaire ou un candidat, et limiter ces informations au nécessaire.

Le lieu principal d’hébergement de production est Helsinki, en Finlande. Les prestataires de courriel, WhatsApp, IA et taux de change peuvent traiter des informations limitées sur leur propre infrastructure selon leurs conditions applicables. L’hébergement en Finlande ne rend pas à lui seul Djib-Payroll conforme ou certifié au titre du RGPD.

Les clients ayant des exigences particulières de localisation ou de transfert doivent contacter privacy@djib-payroll.com avant d’utiliser les fonctions concernées afin qu’elles soient évaluées sur les plans contractuel et technique.

Cette politique peut être mise à jour lorsque le produit, les prestataires ou les exigences légales changent. Les changements importants peuvent être annoncés dans le service, par courriel ou par avis public, selon le cas. La date ci-dessus identifie la version publiée.

• Assistance générale : support@djib-payroll.com
• Demandes de confidentialité et de données : privacy@djib-payroll.com
• Signalement responsable de sécurité : security@djib-payroll.com