Enregistrez les changements du mois dans les pages RH concernées, puis vérifiez leur statut d'approbation, leur traitement (payé ou non) et leurs dates d'application avant le calcul. La paie utilise les éléments admissibles et les règles approuvées pour la période ; enregistrer un événement est distinct d'approuver son effet sur la paie.
Absences
RH → Absences → Enregistrer une absence. Choisissez le salarié, les dates et le type (maladie, injustifiée, accident, autre).
Vérifiez le paramètre Payée et indiquez le motif. Une absence enregistrée attend la vérification de la paie ; une personne autorisée doit l'approuver depuis son détail avant le calcul. Le type seul ne fonde ni une retenue licite ni le bon traitement de l'indemnité de maladie.
Congés
RH → Congés. Annuel, maladie, maternité, paternité, sans solde. Indiquez les dates de début et de fin : le nombre de jours est calculé pour vous.
Vérifiez le paramètre Payé et le statut d'approbation. Seuls les congés approuvés sont pris en compte dans le calcul du temps de paie ; leur traitement (payé ou non) et les règles applicables déterminent l'effet. Ne supposez pas que le type de congé choisi donne automatiquement le traitement juridiquement correct.
Utilisez le Centre de revue RH pour examiner la politique de congés de l'entreprise et enregistrer les soldes initiaux, les acquisitions, les ajustements et les reports avec une référence de source datée. Les congés annuels approuvés alimentent le registre selon cette politique. Une politique absente ou un solde initial incomplet demande une revue ; un solde enregistré n'est pas en soi un calcul final de solde de congés.
Le même centre gère les suspensions revues et les dates de reprise du travail. Vérifiez la référence de la décision et le traitement payé ou non avant l'approbation. Un pointage manquant n'est ni une absence approuvée ni une sanction.
Pour l'ancienneté, vérifiez les seuils de l'entreprise et leur source avant de repérer les échéances à venir. Gardez les changements en attente pour une revue individuelle, ou activez explicitement l'application automatique selon la politique revue, pour l'entreprise ou pour un salarié choisi. Le repérage est une action explicite du centre de revue ; ne supposez pas qu'un rappel en arrière-plan a été programmé. Les montants d'ancienneté existants restent disponibles pour une saisie manuelle datée.
Heures supplémentaires
RH → Heures supplémentaires → Enregistrer des heures supplémentaires. Indiquez les heures et le type de jour : ordinaire, repos ou férié.
Chaque type a son propre coefficient, configuré dans Politiques d'heures supplémentaires. Une politique active et approuvée doit couvrir la période, sinon les heures ne seront pas valorisées.
Avances
RH → Avances. Enregistrez les avances sur salaire et les prêts au personnel avec leurs échéanciers, versements et remboursements, et rapprochez les soldes initiaux.
Enregistrer une dette n'autorise pas à elle seule à la retenir sur le salaire. Djib-Payroll ne permet une retenue de recouvrement que lorsqu'un fondement légal vérifié s'applique, par exemple un recouvrement ordonné par un tribunal pour le montant fixé. Un accord de recouvrement qui attend encore ce fondement est signalé sur la ligne de paie du salarié et empêche son approbation : une paie n'est donc jamais présentée comme complète tant qu'une retenue attendue n'est pas résolue.
Dans cette version, une échéance de prêt, ou une échéance d'avance qu'aucune décision de justice n'ordonne, n'est jamais retenue, quelles que soient vos règles de paie. La préparation de la paie vous signale les salariés concernés par une telle échéance, et leur salaire n'est pas calculé ce mois-là. Leur paie et la dette restent non résolues : exclure le salarié de la paie permet de finaliser les autres, mais ne le paie pas, n'efface pas la dette et n'enregistre aucun remboursement. Si votre paie dépend du recouvrement de prêts ou d'avances par accord privé, cette version ne vous convient pas encore ; prévenez-nous avant l'intégration. Les acomptes sur salaire (article 146 du Code du travail) suivent un autre circuit : voir Départs, soldes de tout compte et acomptes.
Supprimer une avance n'annule pas les échéances déjà retenues dans des paies finalisées.
Indemnités
RH → Indemnités. Indemnités de logement et de déplacement, ainsi que les ajouts ponctuels.
Le logement est généralement récurrent ; le déplacement est généralement un versement unique. Les deux s'ajoutent au brut et influent donc sur la CNSS et l'ITS.
Le calendrier compte
Seuls les éléments datés dans la période sont pris en compte. Une absence datée du 2 du mois prochain n'apparaîtra pas dans la paie de ce mois : elle apparaîtra dans la suivante.
Si vous enregistrez quelque chose après le calcul de la paie, recalculez. Si la paie est déjà finalisée, le calcul est verrouillé et il faut un ajustement de paie.
Ajustements de paie
Pour corriger après le calcul, utilisez Paie → Paies → Ajouter un ajustement de paie. Indiquez le type (ajout ou retenue), le montant et le motif.
Les ajustements sont versionnés : la paie d'origine reste inchangée. Si l'approbation est activée, le responsable reçoit un e-mail avec des liens pour approuver ou rejeter.
Suite
Continuez avec Exécuter la paie.