Ajouter des employés

Ajoutez les salariés individuellement ou importez une liste CSV/XLSX depuis Départements et salariés. L'import permet de faire correspondre les colonnes, vérifier les erreurs et les départements, puis confirmer avant l'enregistrement. La configuration de l'entreprise peut être terminée sans aucun salarié.

Utilisez RH → Échanges de données validés pour les fichiers de pointage, les archives et les soldes initiaux de congés, prêts et avances rapprochés. Ce circuit est distinct de l’import de salariés. Un fichier importé ne constitue pas une connexion native Access, Sage/ERP ou pointeuse.

Ajouter votre premier employé

Dans Départements et salariés, choisissez Ajouter un salarié. Vous pouvez aussi passer par Employés → Ajouter un employé.
Saisissez le prénom, le nom, le numéro de téléphone, le nom complet de la mère, le type de salaire, le salaire de base et la devise. Complétez les informations d'emploi et le traitement CNSS/ITS pour les dates concernées.
- Téléphone : un numéro de Djibouti peut être saisi comme 77 12 34 56 ; il est enregistré sous la forme +25377123456 pour pouvoir servir sur WhatsApp. Les numéros d'autres pays commencent par +.
- Nom complet de la mère : il figure sur le bordereau CNSS, il est donc obligatoire.
- Mode de paiement : choisissez comment ce salarié est payé, parmi les modes cochés par votre entreprise lors de la configuration (virement, espèces, chèque ou paiement mobile). Le virement demande la banque et le numéro de compte. Les espèces, le chèque et le paiement mobile sont enregistrés comme mode de paiement du salarié à partir de sa date d'embauche.
Sélectionnez Enregistrer. Si vous venez de Départements et salariés, vous y revenez pour ajouter un autre salarié ou préparer la paie lorsque vous êtes prêt.

Enregistrer un employé ne lance pas la paie, ne l'invite pas au portail et ne lui envoie pas de bulletin.

Points à vérifier avant la paie

Matricule : utilisez un identifiant stable provenant de votre liste actuelle.
Salaire et contrat : vérifiez le mode de rémunération, le salaire de base, la devise, le contrat et la date d'embauche. Un dossier enregistré peut encore être incomplet pour le calcul.
CNSS et ITS : renseignez les identifiants et vérifiez le traitement applicable. Une exception nécessite le motif et les dates requis ; l'absence de numéro CNSS ne justifie pas de désactiver les cotisations.
Paiement : complétez les données nécessaires au mode de paiement choisi avant de préparer les fichiers correspondants. Pour changer plus tard le mode d'un salarié, utilisez Confirmer le mode de paiement sur la page de modification du salarié.
Département et coordonnées : renseignez-les selon vos besoins. L'invitation au portail est une action distincte qui nécessite une adresse e-mail.

Pour les salariés payés à l'heure, vérifiez aussi le calendrier de travail et les heures enregistrées. Voir Temps et présence.

Importer une liste de salariés

Ouvrez Départements et salariés → Importer une liste de salariés. Le téléchargement du modèle CSV fournit un exemple fictif.
Choisissez un fichier CSV ou XLSX de 2 Mo maximum, avec des en-têtes et une ligne par salarié. Les champs requis sont le Matricule, le Prénom, le Nom et le Salaire de base.
Vérifiez la correspondance des colonnes et les départements du fichier. Les départements existants peuvent être réutilisés et les nouveaux créés après confirmation. Sans colonne de département, choisissez aucun département ou un département existant pour tous.
Contrôlez l'aperçu. Résolvez les départements ambigus et vérifiez les lignes incomplètes, répétées ou invalides. Les salariés existants restent inchangés ; seules les lignes prêtes sont importées.
Vérifiez le traitement CNSS et ITS. Si ni l'entreprise ni le fichier ne fournit de valeur par défaut, confirmez le calcul. Une exonération nécessite un motif individuel ; un identifiant manquant ne justifie pas de désactiver les cotisations.
Confirmez les nombres de salariés et départements affichés, puis sélectionnez Importer. Le résultat indique les lignes créées ou non importées. Corrigez ces dernières dans le fichier source avant un nouvel import.

Vous pouvez aussi choisir Importer des départements pour une liste CSV/XLSX séparée. Le nom est requis ; le code et la description sont facultatifs. Vérifiez la correspondance et l'aperçu avant confirmation. Voir Créer des départements.

Passer d'un tableur, d'Access ou de Sage

Conservez vos données sources. Préparez une liste CSV/XLSX cohérente, vérifiez salaires, identifiants et dates, puis utilisez l'import décrit ci-dessus. Rapprochez la première paie de vos chiffres sources vérifiés.

Enregistrez les correspondances de colonnes de l’export CSV/TXT/XLSX du client, le système et sa version, le format de date et le séparateur décimal. Vérifiez chaque valeur et résolvez les anomalies avant confirmation. Les historiques de paie, salaires, contrats et prêts restent des archives externes ; les PDF peuvent être archivés en privé. Les soldes initiaux de congés et de dettes nécessitent des totaux validés par l’administrateur et une confirmation explicite. Les reprises réutilisent les références source. Un import non utilisé peut être annulé avec trace d’audit et contre-écritures ; les soldes déjà utilisés en paie passent par le circuit de correction. Aucun remplacement de base ni donnée d’initialisation n’est nécessaire.

Après la première paie

Vérifiez les dates d'effet des changements de salaire ou d'emploi. Les paies finalisées conservent leurs résultats enregistrés ; les modifications ne réécrivent pas les anciens bulletins. Lors d'un départ, enregistrez les informations de fin d'emploi et vérifiez l'admissibilité à la période suivante.

Ensuite

Consultez Premiers pas pour vérifier la configuration de l'entreprise, ou Exécuter la paie.